Fallbeispiel: Projekt- und Liquiditätsplanung für Auftragsfertiger

Unternehmen, die vorwiegend große oder langfristige Aufträge abwickeln und gleichzeitig Produkte verkaufen, Wartungs- und Servicearbeiten durchführen oder andere Dienstleistungen anbieten, stehen vor besonderen Herausforderungen in der Liquiditäts- und Ergebnisplanung. Dies betrifft insbesondere Betriebe in der Maschinenbau- oder Elektroindustrie.

Neben der Notwendigkeit, für jeden Auftrag oder eine Gruppe ähnlicher Aufträge eine detaillierte Ergebnis- und Liquiditätsplanung zu erstellen, ist es entscheidend, den Gesamtüberblick über das Unternehmensergebnis und die Gesamtliquidität zu behalten. Das folgende Fallbeispiel zeigt, wie eine professionelle Unternehmensberatung diesen Prozess unterstützen kann.

Ausgangslage des Beispielunternehmens

Ein mittelständischer Maschinenbauer bearbeitet jährlich sechs bis zehn große Projekte mit einem Volumen zwischen 170.000 und 250.000 Euro je Auftrag. Aufgrund ihrer Bedeutung möchte das Unternehmen diese Projekte einzeln planen und überwachen.

Ergänzend dazu vertreibt das Unternehmen verschiedene Produkte und wickelt kleinere Projekte ab, die nicht einzeln geplant, jedoch gesondert erfasst werden sollen. Wartungs-, Reparatur- und Modernisierungsdienstleistungen werden ebenfalls angeboten. Ziel ist eine transparente Zusammenstellung aller wirtschaftlichen Kennzahlen, um eine fundierte Steuerung der Liquidität zu ermöglichen.

Bisherige Vorgehensweise und Herausforderungen

Bislang erfolgte keine detaillierte Planung. Die variablen Kosten größerer Aufträge wurden lediglich grob geschätzt und mit einem pauschalen Aufschlag von 15 bis 40 Prozent versehen, um Fixkosten zu decken und Gewinne zu erzielen. Eine übergreifende Liquiditätsplanung existierte nicht.

Dies führte regelmäßig zu temporären Zahlungsschwierigkeiten, insbesondere durch hohe Auszahlungen zu Projektbeginn. Zusätzliche betriebliche und außerbetriebliche Zahlungsverpflichtungen, wie Tilgungen oder Steuervorauszahlungen, wurden nicht systematisch erfasst. Aufgrund dieser Unsicherheiten fordert die Hausbank zukünftig eine detaillierte und umfassendere Finanzplanung als Grundlage für Kreditentscheidungen. Neben einer detaillierten Prognose der Ein- und Auszahlungen verlangt die Bank eine strukturierte Dokumentation der geplanten Maßnahmen zur Liquiditätssicherung sowie eine fortlaufende Aktualisierung der Daten. Dies soll eine bessere Beurteilung der finanziellen Stabilität des Unternehmens ermöglichen und die Kreditvergabe transparenter gestalten.

Gemeinsam mit dem Unternehmensberater wurde definiert, welche Aspekte in die Planung einfließen sollen:

• Einzeldarstellung von bis zu zehn großen Projekten,
• Planung der Umsatzerlöse, variablen Kosten, Deckungsbeiträge und ggf. anteiligen Fixkosten je Auftrag,
• Erfassung wichtiger Meilensteine (z. B. Projektstart, Konstruktion, Montage, Tests, Abschluss),
• Transparente Darstellung der Umsatzerlöse aus Produktverkäufen und kleineren Projekten,
• Berücksichtigung aller fixen und variablen Kosten,
• Planung zusätzlicher zahlungswirksamer Positionen (Investitionen, Tilgungen, Steuerzahlungen),
• Zusammenfassung der zentralen Ergebnisse mit Fokus auf die Liquiditätssicherung.

Alle Daten sollen monatlich geplant und übersichtlich auf einer Seite dargestellt werden. Eine separate Datei zur Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Werten ist optional.

Implementierung der Projektplanung

1. Planung der Projekterlöse und -kosten: Die Planung basiert auf aktuellen Kundenanfragen und historischen Auftragseingängen. Große Projekte werden mit erwarteten Umsätzen pro Monat geplant, differenziert nach An-, Teil- und Schlusszahlungen. Zusätzliche Einnahmen aus Zuschüssen oder Erstattungen werden ebenfalls berücksichtigt.

Die variablen Kosten (Material, Löhne, Zukaufteile, Fremdleistungen, Versandkosten) werden anhand vergangener Projekte prognostiziert. Eine Zuordnung von Fixkosten zu einzelnen Projekten erfolgt nicht, da deren Verteilung oft ungenau ist und keinen zusätzlichen Steuerungsnutzen bietet.

2. Festlegung von Mindestdeckungsbeiträgen: Zur Sicherstellung der Rentabilität definiert das Unternehmen Mindestgrenzen für den Projekt-Deckungsbeitrag:

• Mindestens 15 % oder 30.000 Euro pro Projekt,
• Bei strategisch wichtigen Kunden kann im Einzelfall eine Unterschreitung toleriert werden,
• Die finale Entscheidung obliegt der Geschäftsleitung.

3. Erfassung und Steuerung von Projekten: Zur laufenden Überwachung werden relevante Termine und Kommentare zur Auftragsabwicklung erfasst. Ergänzend kann das Planungsdokument um Kalkulations- und Aktualisierungsdaten erweitert werden.

PRAXISTIPP: Auf eine Verrechnung von anteiligen Gemeinkosten innerhalb der Projektplanung sollte verzichtet werden. Stattdessen ist der Deckungsbeitrag (Umsatz minus variable Kosten) die entscheidende Steuerungsgröße. Ist der DB positiv, trägt das Projekt zur Deckung der Fixkosten bei.

4. Gesamtunternehmensplanung: Neben der Projektplanung wird auch die übrige betriebliche Entwicklung abgebildet.

• Monatliche Erfassung der Umsätze aus Produktverkäufen, Kleinaufträgen und Dienstleistungen,
• Gegenüberstellung der nicht projektbezogenen Kosten (Gehälter, Mieten, Versicherungen, Abschreibungen),
• Berechnung des "Resterfolgs" (meist negativ, da Fixkosten erfasst werden),
• Aggregation der Deckungsbeiträge aus Projekten und des Resterfolgs zur Ermittlung des Gesamtbetriebsergebnisses,
• Planung zusätzlicher zahlungswirksamer Vorgänge (z. B. Investitionen, Tilgungen, Steuerzahlungen).

PRAXISTIPP: Auch kleinere Produkte und Dienstleistungen sollten einer betriebswirtschaftlichen Kalkulation unterzogen werden (z. B. Zuschlagskalkulation, Stundensatzrechnung), um wettbewerbsfähige Preise zu gewährleisten.

Fazit

Durch die Implementierung einer strukturierten Projekt- und Liquiditätsplanung erhält das Unternehmen eine fundierte Entscheidungsbasis. Engpässe werden frühzeitig erkannt und vermieden. Gleichzeitig verbessert sich die Kommunikation mit der Hausbank, was die Kreditvergabe erleichtert.

Dieses Fallbeispiel zeigt, wie eine professionelle Beratung zur Stabilisierung der Unternehmensfinanzen beitragen kann. RiS Consulting steht Unternehmen in diesem Prozess beratend zur Seite und unterstützt sie bei der Erstellung einer strukturierten und bankkonformen Dokumentation, um den steigenden Anforderungen der Kreditinstitute gerecht zu werden.